Boekingspagina's
Geef elke technicus een persoonlijke openbare link waar klanten en prospects een afspraak boeken in vrije tijdslots.
Een boekingspagina geeft een technicus een persoonlijke openbare link waar klanten en prospects een afspraak boeken in vrije tijdslots. Per pagina stel je de werkdagen, de uren, de duur van afspraken en de minimale termijn vooraf in. Elke boeking opent een ticket voor de technicus en verschijnt op de CRM-tijdlijn van de klant.
Alleen workspacebeheerders kunnen boekingspagina's aanmaken, voor elke beheerder of technicus. Ga naar Settings → Booking pages. Elke technicus kan één pagina hebben.
Wat je eerst nodig hebt
Niets is verplicht. Wil je dat rekening wordt gehouden met de bezette tijden in Outlook van de technicus, koppel dan het kanaal Microsoft Teams met Microsoft Graph. Het e-mailadres van de technicus in Xcellerate OPS moet overeenkomen met zijn of haar Microsoft 365-mailbox.
Een boekingspagina aanmaken
Start een nieuwe pagina
Klik op New page en kies de Technician.
Stel de opmaak in
Wijzig eventueel de Page title (standaard "Meeting with <name>"), de introtekst en de kleur.
Stel de beschikbaarheid in
Stel Working days, Start en End, Durations (min) (tot 6 opties, 5 tot 480 minuten), Lead time (hours) (0 tot 168, standaard 4) en Horizon (days) (1 tot 365, standaard 60) in. Tijden gebruiken de tijdzone van je workspace.
Sla op
Laat de pagina ingeschakeld en sla op.
Deel de link
Deel de openbare link, bijvoorbeeld in e-mailhandtekeningen. Die ziet eruit als https://<your-workspace-host>/book/<token>.
Zo werkt het in de praktijk
- De pagina toont de beschikbare dagen van de maand en de vrije tijdslots per dag. Als Microsoft Graph gekoppeld is, worden de bezette tijden in Outlook van de technicus voor die dag weggelaten.
- De bezoeker vult een naam, een e-mailadres, optioneel een bedrijf en notities in. Het tijdslot wordt opnieuw gecontroleerd voordat de boeking wordt opgeslagen.
- Xcellerate OPS zoekt de contactpersoon op of maakt hem aan, maakt een ticket aan dat aan de technicus is toegewezen, slaat de afspraak op en registreert ze op de CRM-tijdlijn.
- De bezoeker ziet een ticketreferentienummer op het scherm.
Beperkingen
- Een boekingspagina maakt geen afspraak aan in de agenda van Outlook of Google en verstuurt geen agenda-uitnodiging.
- Zonder de koppeling met Microsoft Graph blokkeren alleen boekingen die in Xcellerate OPS zijn gemaakt tijdslots.
- Tijdslots worden gedeeld met de afsprakenapplet in de Websitechat, zodat een tijdslot niet twee keer kan worden geboekt.
- Als je een pagina uitschakelt, geeft de link ervan "not found".
Problemen oplossen
- "This technician already has a booking page.": elke technicus kan maar één pagina hebben. Bewerk de bestaande pagina.
- "That time was just taken — please pick another slot.": iemand anders heeft het tijdslot eerst geboekt. De bezoeker kiest een ander tijdslot.
- Afspraken in Outlook blokkeren geen tijdslots: Microsoft Teams is niet gekoppeld met Microsoft Graph, of het e-mailadres van de technicus verschilt van zijn of haar Microsoft 365-adres.