Configurer le portail client

Le portail client est la partie à vos couleurs de votre espace de travail, destinée aux contacts de vos clients. Il comprend un tableau de bord, une liste de tickets, un formulaire de nouveau ticket avec pièces jointes et les conversations des tickets.

Ce que les contacts peuvent faire

• Créer des tickets (avec jusqu'à 10 pièces jointes) et répondre dans la conversation.
• Clôturer leur propre ticket. Répondre le rouvre ; le portail les avertit d'abord.
• Modifier la priorité d'un ticket. La modification est consignée sous forme de note interne.
• Suivre la chronologie des statuts d'un ticket.
• Lire vos articles de la base de connaissances dans le centre d'aide, d'abord dans leur propre langue, et les télécharger sous forme de PDF à vos couleurs.

Les adresses en Cc et Cci ainsi que les étapes internes de l'IA ne sont jamais affichées dans le portail.

Documents, projets et équipements

• Documents : chaque contact dispose de trois commutateurs distincts pour les contrats, les factures et les devis, tous désactivés par défaut. Réglez-les sur le contact sous Client portal access. Avec cet accès, les contacts peuvent payer en ligne les factures ouvertes, répondre aux devis, signer des contrats et télécharger des PDF.
• Projets : partagez un projet depuis sa page. Le client voit le nom, le statut, l'échéance, les jalons et l'avancement des tâches, jamais les titres des tâches. La visibilité du budget se règle par projet : masqué (par défaut), pourcentage uniquement, ou montants.
• Équipements : activez Show assets in the client portal sous Settings → Features ainsi que le commutateur dans l'onglet Portal & consent du contact.
• Les champs personnalisés des tickets, projets, devis ou contrats n'apparaissent que si Show on the client portal est activé.

Donner accès à un contact

Ouvrez le contact, allez dans l'onglet Portal & consent et choisissez Invite to the portal. L'onglet affiche l'état du Portal account : Active, Invitation pending ou No portal access.

• Les utilisateurs du portail se connectent avec un mot de passe et un second facteur. Les utilisateurs du portail client peuvent être dispensés du second facteur au cas par cas.
• Une personne qui fait partie du personnel de votre espace de travail ne peut pas y être aussi utilisateur du portail.

Avant d'inviter le premier client