Configura el portal de clientes
Qué pueden hacer los contactos de tus clientes en el portal, cómo darles acceso y qué comprobar primero.
El portal de clientes es la parte de tu espacio de trabajo con tu marca destinada a los contactos de tus clientes. Tiene un panel, una lista de tickets, un formulario de nuevo ticket con archivos adjuntos y las conversaciones de los tickets.
Qué pueden hacer los contactos
- Crear tickets (con hasta 10 archivos adjuntos) y responder en la conversación.
- Cerrar su propio ticket. Responder lo reabre; el portal avisa antes.
- Cambiar la prioridad de un ticket. El cambio se registra como nota interna.
- Seguir la cronología de estados de un ticket.
- Leer los artículos de tu base de conocimientos en el centro de ayuda, primero en su propio idioma, y descargarlos como PDF con tu marca.
Las direcciones en Cc y Cco y los pasos internos de IA nunca se muestran en el portal.
Documentos, proyectos y activos
- Documentos: cada contacto tiene tres interruptores independientes para contracts (contratos), invoices (facturas) y quotes (presupuestos), todos desactivados de forma predeterminada. Defínelos en el contacto, en Client portal access. Con acceso, los contactos pueden pagar facturas pendientes en línea, responder a presupuestos, firmar contratos y descargar PDF.
- Proyectos: comparte un proyecto desde su página. El cliente ve el nombre, el estado, la fecha de vencimiento, los hitos y el avance de las tareas, nunca los títulos de las tareas. La visibilidad del presupuesto se define por proyecto: oculto (predeterminado), solo porcentaje o importes.
- Activos: activa Show assets in the client portal en Settings → Features y el interruptor de la pestaña Portal & consent del contacto.
- Los campos personalizados de tickets, proyectos, presupuestos o contratos solo aparecen cuando Show on the client portal está activado.
Da acceso a un contacto
Abre el contacto, ve a la pestaña Portal & consent y elige Invite to the portal. La pestaña muestra el estado de Portal account: Active, Invitation pending o No portal access.
- Los usuarios del portal inician sesión con una contraseña y un segundo factor. Los usuarios del portal de clientes pueden quedar exentos del segundo factor de forma individual.
- Alguien que es personal en tu espacio de trabajo no puede ser también usuario del portal en él.
Antes de invitar al primer cliente
Termina la configuración de la marca
Logotipos, color de acento y nombre del equipo de soporte. Consulta Marca y dominio personalizado.
Decide cómo aparece el personal
Nombres reales de los técnicos o una identidad genérica del equipo de soporte.
Revisa los idiomas
Los idiomas habilitados en Settings → General y el idioma de cada contacto.
Publica artículos de ayuda
Dale al centro de ayuda algo que mostrar.
Define el acceso a los documentos
Define de forma deliberada los tres interruptores de documentos en cada contacto.
Prueba como cliente
Invita a un contacto de prueba con una dirección de correo electrónico que no sea un inicio de sesión del personal en este espacio de trabajo. Crea un ticket, responde, ciérralo y abre un documento.