Het klantenportaal instellen
Wat de contactpersonen van je klanten in het portaal kunnen, hoe je toegang geeft en wat je eerst controleert.
Het klantenportaal is de kant van je werkruimte in je eigen huisstijl voor de contactpersonen van je klanten. Het heeft een dashboard, een ticketlijst, een formulier voor nieuwe tickets met bijlagen en de ticketconversaties.
Wat contactpersonen kunnen doen
- Tickets aanmaken (met maximaal 10 bijlagen) en antwoorden in de conversatie.
- Hun eigen ticket sluiten. Een antwoord heropent het; het portaal waarschuwt eerst.
- De prioriteit van een ticket wijzigen. De wijziging wordt gelogd als interne notitie.
- De statustijdlijn van een ticket volgen.
- Je kennisbankartikels lezen in het helpcentrum, bij voorkeur in hun eigen taal, en ze downloaden als pdf in je huisstijl.
Cc- en Bcc-adressen en interne AI-stappen worden nooit in het portaal getoond.
Documenten, projecten en assets
- Documenten: elk contact heeft drie aparte schakelaars voor contracts, invoices en quotes, standaard allemaal uit. Zet ze aan bij het contact onder Client portal access. Met toegang kunnen contactpersonen openstaande facturen online betalen, op offertes reageren, contracten ondertekenen en pdf's downloaden.
- Projecten: deel een project vanaf de projectpagina. De klant ziet naam, status, deadline, mijlpalen en voortgang van de taken, maar nooit de titels van de taken. Per project stel je in hoe het budget zichtbaar is: verborgen (standaard), alleen een percentage, of bedragen.
- Assets: zet Show assets in the client portal aan op Settings → Features en de schakelaar op het tabblad Portal & consent van het contact.
- Eigen velden op tickets, projecten, offertes of contracten verschijnen alleen als Show on the client portal aanstaat.
Een contact toegang geven
Open het contact, ga naar het tabblad Portal & consent en kies Invite to the portal. Het tabblad toont de status van het Portal account: Active, Invitation pending of No portal access.
- Portaalgebruikers melden zich aan met een wachtwoord en een tweede factor. Je kunt gebruikers van het klantenportaal één voor één vrijstellen van de tweede factor.
- Wie medewerker is in je werkruimte, kan daar niet ook portaalgebruiker zijn.
Voor je de eerste klant uitnodigt
Werk de huisstijl af
Logo's, accentkleur en naam van het supportteam. Zie Huisstijl en eigen domein.
Beslis hoe medewerkers verschijnen
Met de echte namen van technici of als algemeen supportteam.
Controleer de talen
De ingeschakelde talen op Settings → General en de taal van elk contact.
Publiceer helpartikels
Zorg dat het helpcentrum iets te tonen heeft.
Stel de toegang tot documenten in
Zet de drie documentschakelaars bij elk contact bewust in.
Test als klant
Nodig een testcontact uit met een e-mailadres dat geen login van een medewerker in deze werkruimte is. Maak een ticket aan, antwoord, sluit het en open een document.