Kundenportal einrichten

Was die Kontakte Ihrer Kunden im Portal tun können, wie Sie Zugriff gewähren und was Sie zuerst prüfen sollten.

client portal

Das Kundenportal ist der gebrandete Bereich Ihres Workspace für die Kontakte Ihrer Kunden. Es umfasst ein Dashboard, eine Ticketliste, ein Formular für neue Tickets mit Anhängen und die Ticketkonversationen.

Was Kontakte tun können

Tickets erstellen (mit bis zu 10 Anhängen) und in der Konversation antworten.
Ihr eigenes Ticket schließen. Eine Antwort öffnet es wieder; das Portal weist vorher darauf hin.
Die Priorität eines Tickets ändern. Die Änderung wird als interne Notiz protokolliert.
Die Status-Zeitleiste eines Tickets verfolgen.
Ihre Wissensdatenbank-Artikel im Hilfecenter lesen, vorrangig in der eigenen Sprache, und sie als gebrandete PDFs herunterladen.

Cc- und Bcc-Adressen sowie interne KI-Schritte werden im Portal nie angezeigt.

Dokumente, Projekte und Assets

Dokumente: Jeder Kontakt hat drei separate Schalter für contracts, invoices und quotes, standardmäßig alle aus. Sie stellen sie beim Kontakt unter Client portal access ein. Mit Zugriff können Kontakte offene Rechnungen online bezahlen, auf Angebote reagieren, Verträge unterschreiben und PDFs herunterladen.
Projekte: Geben Sie ein Projekt über seine Seite frei. Der Kunde sieht Name, Status, Fälligkeitsdatum, Meilensteine und Aufgabenfortschritt, aber nie die Titel der Aufgaben. Die Sichtbarkeit des Budgets wird pro Projekt festgelegt: ausgeblendet (Standard), nur Prozentsatz oder Beträge.
Assets: Aktivieren Sie Show assets in the client portal unter Settings → Features sowie den Schalter auf dem Tab Portal & consent des Kontakts.
Benutzerdefinierte Felder auf Tickets, Projekten, Angeboten oder Verträgen erscheinen nur, wenn Show on the client portal eingeschaltet ist.

Einem Kontakt Zugriff geben

Öffnen Sie den Kontakt, wechseln Sie zum Tab Portal & consent und wählen Sie Invite to the portal. Der Tab zeigt den Status unter Portal account: Active, Invitation pending oder No portal access.

Portalbenutzer melden sich mit einem Passwort und einem zweiten Faktor an. Benutzer des Kundenportals können einzeln vom zweiten Faktor ausgenommen werden.
Wer in Ihrem Workspace Mitarbeiter ist, kann dort nicht zugleich Portalbenutzer sein.

Bevor Sie den ersten Kunden einladen

Branding fertigstellen

Logos, Akzentfarbe und Name des Support-Teams. Siehe Branding und eigene Domain.

Festlegen, wie Mitarbeitende erscheinen

Echte Namen der Techniker oder eine allgemeine Identität als Support-Team.

Sprachen prüfen

Die aktivierten Sprachen unter Settings → General und die Sprache jedes Kontakts.

Hilfeartikel veröffentlichen

Geben Sie dem Hilfecenter Inhalte, die es anzeigen kann.

Dokumentzugriff festlegen

Stellen Sie die drei Dokumentschalter bei jedem Kontakt bewusst ein.

Als Kunde testen

Laden Sie einen Testkontakt mit einer E-Mail-Adresse ein, die in diesem Workspace kein Mitarbeiter-Login ist. Erstellen Sie ein Ticket, antworten Sie, schließen Sie es und öffnen Sie ein Dokument.